アルバイト・パートへ安全かつ的確に情報を伝え、相互コミュニケーションを実現するために

首都圏を中心にレストランを展開する味の民芸フードサービス株式会社。和食ファミリーレストランを53店舗展開する同社は、店舗ビジネスに特化した業務管理プラットフォーム「tenpoketトーク」を活用した人材管理を開始した。今回は、その導入目的や活用法について、味の民芸営業本部、営業支援室室長兼SVである出原輝之氏に伺った。

tenpoketトークを導入いただいた経緯と、その目的をお聞かせください。

出原氏：導入の一番の目的は、現場との情報の共有を図りたいということです。現場の最前線で働いているのはパートナーさんと呼ばれるアルバイトやパートの皆さんになるわけですが、従来の当社のシステムだとその最前線の皆さんにうまく情報が伝わらないことが多いと感じていました。現場で働く皆さんに情報を伝える場合、どうしても本部から店長へ、店長から現場へ、という流れになりますがうまく機能していなかった。

またそれと同時に、パートナーさんの意見や声など、いわゆる現場の情報を吸い上げることができるツールがあればという考えもありました。tenpoketトークを導入することで、そのような現場と会社との相互コミュニケーションに活用できるのではないかということを期待しての決定でした。

tenpoketトークへの従業員登録率が約6割と他社と比較して非常に高いのですが、その理由はどこにあるのでしょうか？

出原氏：まず 先行して9店舗で導入し、うまく運用した実績を持って全店に登録を推進していくという手法を取りました。現場のパートナーさんとのコミュニケーションツールとして、ブロックマネージャー、ひいては店長がtenpoketトークのメリットをしっかり認識できるように、営業会議で何度も説明を繰り返して浸透させて行きました。

また、従業員の間で普及させるためには、店舗内の情報だけでなく会社としての情報を流すことが重要だと考えていて、本部通達などの全社広報はtenpoketトーク上に投稿をするようにしています。当社は理念浸透のために毎月フィロソフィを定め、それに基づいて個々人が行動をしていくという取り組みを行っているのですが、そのフィロソフィの周知や行動指針に関しても、tenpoketトークを使った本部通達で発信しています。

【フィロソフィ】

ただ、登録率は約6割と高水準ですが、私の感覚としてはまだしっかりコミュニケーションツールとして活用されているとは言えない状況だと感じます。将来的にこのツールが機能するようになるには、もっと現場で生きた使い方をされなければいけません。そのためには、本部通達だけでなく、従業員が「自分たちのためになる情報が流れてくるツール」だと認識できるような工夫が必要です。

現在は、お客さまからいただいたお褒めの言葉や、当社が取り組んでいる、お客さまからの「ありがとう」を集めて表彰する「ありがとうがうれしい」というコンテストの月集計の結果を投稿することで、従業員の利用率の向上を試みているところです。

【お褒めの言葉】

tenpoketトークをうまく活用している店舗ではどのような取り組みがされていますか？

出原氏：現在は、各店舗のトークルームに朝礼の内容を投稿して共有するということをルールに定めていますが、それ以外で店舗ごとに使い方を工夫してうまく使いこなしている店長もいますね。例えば、tenpoketトークには動画を簡単に貼り付けることができるのですが、その機能を利用して接客のコツなどが紹介されている動画を共有することで、従業員の教育に活用していたり。この動画共有の機能は非常に使いやすいということで、注目しています。

【動画共有】

他にも、コミュニケーションツールとしてうまく機能している店舗では、チームアンケートの回答をtenpoketトークで促して完了率を把握したり、季節のメニューがいつから始まるのか、Go To Eat情報の周知などに使用したりしています。また、パートナーさん側がしっかり使ってくれている店舗では、予約が入ったことを投稿して共有するといった動きも見られています。

とは言え、まだ活用できている店舗が少ないのが課題であることには変わりありません。どうしても、使い慣れた既存のSNSを利用してコミュニケーションを図るほうが手軽ですし、便利です。しかし、SNSを利用した管理にはリスクが伴います。特に店舗のパートナーさんたちにとっては、プライベートアカウントを仕事で使用することでハラスメントやプライバシーの侵害などのリスクがあり、管理側がしっかりとリスクマネジメントを行わなければ大きな問題を引き起こすこともあります。その点で言えば、tenpoketトークがしっかりと全社的に根付き、活用されることがリスクヘッジになるはずです。

今後tenpoketトークをどのように活用していきたいですか？

出原氏：やはり当初の目的のひとつでもある、現場の意見を吸い上げる役割として機能させるということでしょうか。このようなツールはどうしても一方向からの伝達になりがちだとは思いますが、うまく相互コミュニケーションのために活用できるよう考えていきたいです。今あるアイデアとしては、店舗ごとだけではなく、話題ごとやセクションごとなど、さまざまなトークルームを作ることでより発言しやすい環境を作ることができるのではないかということです。パートナーさんが言いづらいことでも発言しやすい目安箱ようなシステムや環境に変えていくことで、より一層の活用につながるはずです。

また、先述したように全社への理念浸透を図るためにも大いに活用していきたいです。フィロソフィの徹底はもちろんですが、社長をはじめとする経営陣からダイレクトに現場へメッセージを送ることができる利点を生かし、今までは現場の最前線までは伝わっていなかった理念をしっかりと根付かせていくために、今後もこのtenpoketトークを活用していきたいと思っています。

取材・編集：砺波 敬之
※記載されている会社概要や肩書き、数値や固有名詞などは取材当時のものです。